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如何建立專案計畫?

如何建立專案計畫?

How to setup a project plan, Gnatt Chart (overview)?

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計畫,就像是張地圖,一步步把路線上每個里程連接起來,讓遙遠的目的地,有個清楚的路徑,可以依循前進,並隨時做調整,最終能夠抵達終點。

 

計畫,就像是張地圖,一步步把路線上每個里程連接起來,讓遙遠的目的地,有個清楚的路徑,可以依循前進,並隨時做調整,最終能夠抵達終點。而"甘特圖 (Gantt Chart)"正可以簡單透過一張圖表,快速讓閱讀者了解,進而追蹤專案進度。

我們都知道,做專案或產品,需求剛開始總是虛無飄渺,要如何將這些停留在每一位需求訴說者腦袋中的想像,落地變成一個實實在在的產品出來。有計畫,一切才有實踐的可能。

 

你總有計畫過出遊的行程吧?假設今天想要一個三天兩夜的澎湖行程,你會怎麼規劃呢? 

  (i) 時程確認:三天兩夜,是白天去晚上回,還是晚上去白天回?

  (ii) 行程分配:第一天本島郊區外、第二天坐船玩離島、第三天本島市區?

  (iii) 每天行程重點:踩哪幾個點、要玩什麼、要吃什麼?

  (iv) 資源的投入:吃、住、交通、費用?

 

基本上大概就這些,都安排好之後,你才有機會有個充實愉快的出遊行程。

而專案規畫其實也是圍繞在這個大概念下發展,「時程」就是整個開發期間有多少時間資源。「行程分配」就是在這個大時程下,你可以把目標切成幾個階段。「每天行程重點」就是這個階段下,要做的內容有哪一些。最後「資源的投入」就是要做這階段的內容,需要投入的不管是人力以及費用。了解這個大概念後,我們就往下進到本次的重點,應該怎麼建立專案計畫。

 

本章內容專注在如何使用"甘特圖 (Gantt Chart)"準備計畫本身,至於制定好計畫後怎麼追蹤和執行,則不在本次的討論。

 

一、什麼是甘特圖 (Gantt Chart)呢?

 

通常是以條狀圖呈現,縱軸代表工作項目,橫軸代表時間,條狀線代表工作項目的開始和完成的時間。使用甘特圖的好處在團隊中的工作者可以一眼明白何時該進行什麼工作,評估工作超前還是落後,或是該不該祭出補救措施。

 

二、繪製甘特圖 (Gantt Chart)需要有哪幾個步驟呢?

 

1. 列出所有工作項目

將專案涉及的每項工作條列出來,整理工作的優先順序。通常有些工作任務,會是屬於前者沒有完成的狀況下,無法進行。

舉個例子,在進行問卷調查的工作前,一定會需要先等問卷完成後才能進行調查工作。

 

2. 整理出大時程和每個檢核單位的時間

可能這個案子有6個月的開發時間,將每個檢核單的時間設定在1週為一單位。則概抓就可以抓出整個開發期共24個單位 (概估1個月4週計算)

 

3. 將上述工作所需的時間定出來,並整理進甘特圖

每一項開始和結束時間拉出一個條狀圖,有些工作的開始時間則需要待前一個工作完成使得開始。

 

4. 如果超過整體時間,對應調整每個工作項目的所需時間,完成甘特圖製作。

 

三、甘特圖 (Gantt Chart)的優缺點

 

優點:

能夠清楚表達「計畫目標」、「資源配置目標」、「溝通協調目標」和「監測進度目標」

 

缺點:

主要只能看大目標和時間關係,細部工作的管理追蹤甘特圖就比較不合適。同時如果項目太多,視覺上也有一定閱讀困難。

 

四、執行方式:請列點詳述如何執行

1. 把整個時程確定下來。
2.將整個大時程,切分成數個可以追蹤的單位時間
3. 列出專案目標達成前,需要進行的大方向工作項目
4. 將每個階段所需的時間拉出來
5. 完成甘特圖的繪製

 

(下圖為參考範例)

 

 

當知道怎麼建立一個專案計畫後,可以清楚得到整個專案的流程已經非常清楚。當你拿著甘特圖,逐一檢視,確認有將資源利用極大化的同時,你覺得下一步該怎麼確保你的計畫的可行性呢?

 

 

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