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【Scrum工作術】3個重要的核心精神!

【Scrum工作術】3個重要的核心精神!

用Scrum最重要的3個核心精神,來檢測你的團隊是否適合使用Scrum工作術。

Kevin Wu

讀完這篇,你會得到 1. 了解Scrum替團隊帶來的價值 2. 判斷現有團隊適不適合Run Scrum 3. 開始調整自己或團隊的工作心態

這篇文章想說什麼?

這篇文章,主要想傳達Scrum的重要精神,讓身為主管、團隊領導者的你,可以在導入Scrum前先思考目前的團隊習慣,是否能正確地利用Scrum。文中不會討論太多Scrum的細節,而是專注討論「Scrum精神」這件事。

讀完這篇,你會得到什麼?

1.了解Scrum替團隊帶來的價值
2.判斷現有團隊適不適合Run Scrum
3.開始調整自己或團隊的工作心態

如果用一句話來說它能替團隊帶來的最大價值,我會說:

「它讓團隊能用相同時間,更快達到目標。」

 

Scrum是什麼?可以做什麼?

Scrum起初被用在軟體、產品開發,適合大約6-9人的團隊合作模式。尤其是在產品狀態在很早期、模糊、不知道未來方向,或是需要調整成長的情況下,更適合用Scrum的工作模式。例如新創團隊、新部門、新品開發。

值得一提的是,它不只能用在程式開發,其實在一般的業務團隊、行政團隊、行銷團隊中使用也可以。

事實上,我們公司在起初引入Scrum時,就將它用做一般行政庶務、行銷規劃的調整,許多項目與一般我們所說的「產品」沒有直接關係,但依然可以帶來不少好處。我自己把這個流程,運用到了人生規劃、平日活動安排。

因此,如果你希望自己或團隊能

  1. 在同樣時間,希望更快達到目標
  2. 創造更多良性溝通、團結一致
  3. 希望在即便模糊不清的狀況下,團隊仍能有步調地往前

就非常有機會運用到Scrum的流程與精神。

 

Scrum解決了什麼樣的問題?

在專案、團隊管理,或是任何計畫中,多少都會面臨到以下的問題:

「沒有按照時間進行」、「案子之間彼此卡住」、「管理者無法全面掌握狀況」、「過多的討論會議」、「執行冗長的感覺」、「應變能力不足」。

以上問題,如果以Scrum的模式協作,就能很有效地減少

邏輯不同,所以可以解決許多團隊問題

一定有人會好奇,憑什麼Scrum的工作模式可以解決那麼多問題?我認為關鍵在於:

「做事的邏輯不同。」

舉個專案管理的例子來說吧!

傳統上,可能更重視從企劃案開始,大家不斷開會討論、思考怎麼建置功能,從提案、規劃、製作,交到客戶手中的過程,可能會拉長到三個月甚至半年。

但Scrum模式中,更注重透過從消費者、使用者得來的訊息,思考要現在該做什麼事,並調整優先順序。它用跌代的方式,從原本預計3個月產出的東西,變成先從7天做一個60分(甚至更少)的產品,再慢慢每7天都讓60分的產品變得更好。

因為並不是等到一切都就位,才開使做產品,而是透過先做出60分的產品,獲得一些資訊,來決定下一步該做什麼。

此時,團隊關注的會是「能做什麼事情,來盡快獲得不錯的反饋」。這個反饋可能是使用者經驗、營收變化、流量變化、觸及人數...等等。

由於更關注在短期的目標、價值,因此產品的範圍縮小,更注重可驗證的數據,所有的會議與互動,也都盡量縮減專注在價值最高、最有用的資訊上,因此減少「無意義的會議」、「PM不斷督促詢問」...等問題。

 

Scrum的重要精神,你的團隊適合Scurm嗎?

因為做事邏輯不同,讓Scrum可以解決許多問題,但要培養不同的邏輯,團隊的想法就得不一樣。所以其實在合作以前,價值觀、企業文化的磨合與培養就變得很重要,而在漸漸了解Scrum後,我認為有最重要的精神有三點:

  1. 永遠彈性調整,並優先做最重要的事情
  2. 團隊的所有人都要能「隨時掌握情況,幫助彼此解決問題」
  3. 要專注在「如何於固定時間內,產生更多價值」

這三個重點,不但是是我認為Scurm的精神指標,也還能用來評估一個團隊是否適合Scurm,以下就讓我們一一介紹吧!

永遠彈性調整,並優先做最重要的事情

這對於管理階層,聽起來是理所當然,但對於普通員工而言,在實務上往往是十分抗拒的。

例如,當一個案子被要求大幅度修改時,員工常會想:

「那之前做的不就白費了嗎?」
「為什麼當初不先講,現在才在那邊改?」

光是有這種想法,在Scurm中都是個大忌,因為理論上,我們過去所做的,都是當時最好的決定,只是因為現在情況變了,才做了不一樣的調整。

如果員工無法接受這樣的事實,任憑管理者怎麼推廣Scrum,都不太可能讓團隊緊密合作。

而相反的,團隊的總時間也是有限的,不可能在舊Case還沒結束時又開始新的Case,管理者如果只想著新Case,卻沒留時間讓執行人員完成舊的,大家就勢必得加班。

相對於員工要甘願任務改變,管理者也有責任判斷哪些是重要的事,捨棄不重要的事,並且良好地分配時間,而非認為所有事情都重要,一味要求大家改善效率、掏出更多時間加班。

也就是說,要想良好地與Scrum接軌

開發團隊要問:
「我可以接受主管隨時調整我的工作內容嗎?」

專案管理人則要問:
「我可以讓我的團隊成員,完全不加班嗎?」

答案越肯定,就越能讓整個團隊符合Scrum的首要精神:

「彈性調整,並持續著做最重要的事情。」

隨時掌握情況,幫助彼此解決問題

一個團隊績效是否良好,可以從兩個方面來看。一個是前面說的「能不能持續解決最重要的問題」,另一個則是「能不能更快地解決問題」。

以團隊而言,如果我們能互相合作,即便個人能力不變,依然有辦法讓團隊績效提升。

Scrum精神的第二點,就是希望「以團隊為核心來解決問題」。

既然是以團隊為核心,Scrum中的每個執行人員,都該對所有任務負責、有勇氣承擔,不會有「哪項目應該由誰做」或「這是某人的問題」。

舉例來說,如果有個任務是與客戶開會,而A被分配到了這項任務,但當天早上卻頂著不適的身體參加,最後使得簡報狀況糟糕、丟了案子,這不該是他一人的責任,而是所有人都得扛起這個結果。

「為什麼A沒有說身體不適?」
「為什麼即便身體不適,主管卻仍派他來簡報?」
「為什麼沒有人能跳出來幫他完成這項任務?」

這都是Scrum在問責時,以團隊為核心來檢討的方式。

問責的反面則是互助。

只要有上碰到困難,每個人都該積極想辦法。因為,只要任務沒完成,整個團隊的目標仍舊不會達成,既然我們關注目標、價值,就更該傾力互助。

值得一提的是,互助的前提是「大家都知道出問題了」,也就是每個人都得誠實地說出自己碰到的困難,不要怕麻煩夥伴、不要怕被認為實力不足、不要怕被責難。

但在一般的公司中是很難做到的,可能是受文化影響,使我們不願在會議上公開地說「我做不到、完成不了、我不會、我做錯了」這些話。

所以,要想良好的與Scrum接軌,還得先調整團隊的文化:

開發團隊要問:
「我願意誠實地告訴所有人,我現在碰到困難嗎?」
「有人碰到問題時,我會主動思考並有具體行動來幫他?」

專案管理人則要問:
「我可以不責怪、輕視任何一位成員,而只想著該如何解決問題嗎?」

答案越是肯定,就越能讓整個團隊符合Scrum的第二個精神:

「隨時掌握情況,幫助彼此解決問題」

如何於固定時間內,產生更多價值

一個運作良好的Scrum團隊,個人能力不需要有任何顯著的提升,就能讓團隊的效率成長非常快速。最主要就是源自於前面兩點。

但當這些到達了極限之後,不論是管理層還是執行者,都得更常問一些問題來幫助團隊加速:

  1. 有沒有不同的做法,但能更快地完成任務?
  2. 能不能少做一些事,但仍能達到相同的目的?
  3. 能不能換個流程,讓事情進展更順利?
  4. 能不能先完成某些事,讓日後的許多事一勞永逸?

這些問題都是簡單的技巧,但更重要的是,每個人都要有一個想法,就是真心地去想「怎麼讓事情更快被解決」,要真的去思考「原本預計花3天才能完成的報告,應該如何在3小時內完成。」

唯有達到以上的三點,才能讓Scrum團隊一直保持高效高速的狀態

「讓團隊在固定時間內,產生更多價值。」

有了基本概念與精神,下一步就來我們來聊聊,如何準備開始Scrum的第一個流程,規劃會議!

【Scrum規劃會議】(一)先說好目標與Stroy

 

 

 

原文出處:【Scrum工作術】3個重要的核心精神!

Kevin Wu
Kevin Wu

思想家與實踐者。

熱衷SCRUM、專案管理、企業發展等議題;Notion、Airtable各式數位工具。

合作邀約:[email protected]

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